PRVKY ŽIADOSTI O DOFINANCOVANIE

(Doškoľovací program Environmental Partnership na základe materiálov ETP)

Nižšie uvedené rozdelenie v krátkosti opisuje hlavné prvky žiadosti (projektu, aplikácie ) o dofinancovanie, ktorú môžeme predložiť rovnako mimovládnym zdrojom financovania (nadácie, spolky, fondy), ako aj iným inštitúciám, ktoré financujú. Netreba však zabúdať, že takmer každá inštitúcia má svoj vlastný vzor zostavovania žiadosti (aplikácie). Ale aj napriek tomu, nižšie uvedený postup prípravy žiadosti sa v praxi často osvedčuje. Pri zoznamovaní sa s jednotlivými prvkami žiadosti vás prosíme, aby ste nezabúdali, že takmer každý prvok sa tematicky a/alebo logicky spája s ostatnými.

Úvod. V úvode sa uvádzajú všeobecné informácie o projekte a prostredníctvom najdôležitejších otázok sponzor získa prehľad o projekte. Formu častokrát nanúti financujúca organizácia. Najdôležitejšie informácie: správny názov a adresa financujúcej organizácie, názov/titul žiadosti, názov a presná adresa organizácie, ktorá podáva žiadosť, číslo konta v banke, zhrnutie projektu (dĺžka: od jedného odstavca po jednu stranu), zodpovedný koordinátor a realizačné náklady.

Analýza potrieb. Podáva fundátorovi pomerne ucelený obraz situácie, ktorej sa projekt týka. Obsahuje opis situácie, opis jestvujúcich, ale aj prípadných problémov a možnosti ich riešenia ako aj činnosť (alebo chýbajúcu činnosť), ktorú vykonávajú iné subjekty v tejto oblasti. Okrem toho by mala byť výrazne načrtnutá oblasť pôsobenia (napr. sídlisko, územie obce, štát, pohraničná oblasť) a ľudia, ktorých sa projekt týka (napr. obyvatelia obce, telesne postihnutí ľudia, členovia sídliskových rád, atď.). Aby ste získali u fundátora vyššie priority, je vhodné ukázať svoju usilovnosť, alebo nevyhnutnosť (z objektívnych príčin) realizovania úloh predstavených v žiadosti. Tu by sa mala tiež nachádzať odpoveď na otázku, aká je motivácia organizácie, že sa rozhodla riešiť určitý problém.

Cieľ žiadosti. Pisateľ často zabúda spomenúť cieľ/ciele naplánovanej činnosti. Stáva sa to vtedy, keď žiadosť nesúvisí so strategickým plánom organizácie, alebo sa neopiera o plán v prípade nových úloh. Nezabúdajte, že aplikácia najčastejšie predstavuje len časť plánovanej skutočnosti organizácie.

Aby bola žiadosť jasná, je vhodné sformulovať jeden hlavný cieľ a niekoľko čiastočných cieľov, ktoré ukážu, ako možno dosiahnuť hlavný cieľ. Napríklad hlavným cieľom môže byť zlepšenie kvality pitnej vody v obci a čiastočnými cieľmi môže byť: zlepšenie stavu čistiacej stanice, inštalovanie kanalizácie, aby sa odstránilo vytekanie zo žúmp.

Občas je projekt veľmi skomplikovaný, takže obsahuje niekoľko hlavných cieľov, ku ktorým sú pripojené ďalšie čiastočné ciele. Je dôležité, aby v každom prípade realizácia čiastočného cieľa priblížila dosiahnutie hlavného cieľa.

Obyčajne sa hlavné ciele stotožňujú s dlhším časovým obzorom, v rámci ktorého sú realizované čiastočné ciele s kratším časovým dosahom.

Cieľ by mal byť skonštruovaný tak, aby jeho realizácia približovala, alebo zabezpečovala riešenie problémov, ktoré boli opísané v analýze potrieb.

V tomto bode je vhodné dopísať skupinu osôb/organizácií, ktoré projekt ovplyvní.

Kto pôsobí? Úlohou tohto prvku je predstaviť organizáciu, ktorá podáva žiadosť. Mal by tu byť cieľ organizácie, oblasť a rozsah jej činnosti (stanovy organizácie), doterajšie výsledky a potenciál organizácie (ľudské a materiálne zdroje, ako aj tempo jej rozvoja). Dôraz má byť na vierohodnosti a na skúsenostiach získaných v oblasti, ktorej sa projekt týka.

Plán činnosti. Predstavuje súbor úloh a metód, pomocou ktorých je možné dosiahnuť cieľ. Ku každému čiastočnému cieľu môžeme pripísať celý rad úloh a realizačných metód. Je to najpodrobnejšia časť žiadosti, keďže sa tu nachádzajú konkrétne úlohy aj s dátumom ich začatia a ukončenia a spôsob riadenia prác. Tu sa tiež ukazujú iné spolupracujúce organizácie.

Plán činnosti vytyčuje pre naplánované úlohy presný časový rámec.

Kontrola a hodnotenie. Aby sme mohli sledovať, ako projekt napreduje, treba si naplánovať spôsob, akým budeme zhromažďovať informácie o priebehu prác. Takýto plán by mal opisovať spôsob, akým bude organizácia kontrolovať priebeh vykonania plánu a postupnú realizáciu cieľov žiadosti. Budú tu informácie o termínoch a kritériách vykonania kontroly a aspektoch úloh týkajúcich sa kontroly.

Vyhodnotenie nám umožní uvedomiť si, či projekt dosahuje predpokladané výsledky a či približuje realizáciu predvídaných cieľov. Hodnotenie je cyklickým zhrnutím doteraz vykonaných prác. Je dôležité predovšetkým pre organizáciu, keďže zavčasu signalizuje nesprávny priebeh projektu.

Rozpočet. Mal by obsahovať predpokladané náklady na projekt, vyplývajúce z prijatého plánu činnosti. Okrem toho by mal rozpočet obsahovať náklady spojené s kontrolou a hodnotením projektu. Občas sú to nebagateľné náklady, ktoré, keď si nevšimneme v rozpočte, vedú k zanedbaniu etapy kontroly a hodnotenia. Rozpočet vyjadruje rovnako peňažné, ako aj materiálne náklady (napr. darované predmety, práca volontérov, bezplatné služby). Dôležité je uviesť výšku financovania projektu samotnou organizáciou, ale aj iné pramene.

Nepretržitosť efektov projektu. Poukazuje, ako budú efekty projektu využité v budúcnosti (tzn. po ukončení prác na projekte), poukazuje na činnosť, ktorú bude daná organizácia, alebo iné subjekty vykonávať, na predĺženie a/alebo rozvoj činnosti začatej pred projektom.

Prílohy. Úlohou príloh je dokázať vierohodnosť organizácie a osôb, ktoré sú zapojené do projektu. Preto treba k projektu priložiť životopisy kľúčových osôb (koordinátor, vykonávatelia), firiem, expertízy podporujúce predstavenú analýzu potrieb, alebo spôsob realizácie projektu. Už k tradícii patrí pripojenie odporúčania, ktoré organizácii dajú iné známe a/alebo predtým spolupracujúce organizácie.

Výkaz o realizácii projektu. Hoci samotný výkaz nie je prvkom žiadosti o dofinancovanie, je natoľko dôležitý a súčasne podceňovaný prvok kontaktu so sponzorom, že sa oplatí venovať mu niekoľko slov. Každý sponzor vyžaduje vyúčtovanie z dosiahnutia cieľov predpokladaných v žiadosti a z realizácie úloh. Pravidelná kontrola a hodnotenie poskytujú dobrý a aktuálny materiál na vyhotovenie výkazu. Ak projekt trvá dlhšie, obyčajne sa počas jeho realizácie vyžadujú bežné výkazy, ktoré umožňujú fundátorovi sledovať priebeh vykonávania úloh obsiahnutých v aplikácii. Každý projekt sa končí záverečným výkazom, ktorý odpovedá na nasledujúce otázky:

K výkazu je potrebné pripojiť “produkty” projektu vo forme publikácií, filmov, tlačových správ, atď.

Vo finančnej časti by sa malo nachádzať vyúčtovanie výdavkov podľa kategórií rozpočtu, ktorý sme dali sponzorovi už skôr. Niekedy si fundátor žiada pripojiť xerokópie účtov. Je dobre o tom vedieť skôr, pretože sa účty môžu systematicky zhromažďovať v patričných kategóriách.

Úvodná anketa

1. Uveď názov tvojej organizácie:

 

2. Uveď právne postavenie tvojej organizácie

nadácia spoločnosť neformálna skupina iné:

 

3. Vymenuj tri hlavné činnosti, ktoré vykonáva tvoja organizácia.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Aký geografický rozsah má činnosť tvojej organizácie?

dedina mesto obec kraj celý štát iné:

 

 

 

 

 

 

5. Uveď výšku ročného rozpočtu tvojej organizácie.

 

 

 

Vyhodnotenie po ukončení tvorivých dielní

“Ako účinne pôsobiť v mimovládnych ekologických organizáciách”

Prosíme Vás, aby ste vyplnili a odovzdali tento hárok.

1. Meno a priezvisko (podľa uváženia, ak chceš)

2. Organizácia

3. Ako všeobecne hodnotíš dielne?

stupnica od 1 do 5 (1 - úplne zbytočné, 5 - výborné)

1

2

3

4

5

4. Prehĺbili sa tvoje schopnosti v oblasti tvorenia rozpočtu?

5. Cítiš, že si lepšie pripravený/á na plánovanie činnosti tvojej organizácie?

6. Ktoré prvky z tvorivých dielní môžeš využiť vo vlastnej organizácii a akým spôsobom?

7. Ako hodnotíš účinnosť metód školenia?

stupnica od 1 do 5 (1 - nepatrná, 5 - podstatná)

1

2

3

4

5

8. Ako hodnotíš školiteľov, ktorí vedú dielne?

stupnica od 1 do 5 (1 - nedostatočný, 5 - výborný)

1

2

3

4

5

9. Zíde sa ti školenie v ďalšej činnosti?

stupnica od 1 do 5 (1 - nie, 5 - veľmi)

1

2

3

4

5

10. Aké témy by si pridal/a k progarmu dielní?

11. Ako hodnotíš odbornú prípravu školiteľov?

stupnica od 1 do 5 (l - zlá, 5 - veľmi dobrá)

1

2

3

4

5

 

12. Ako hodnotíš spôsob, akým viedli dielne školitelia?

stupnica od 1 do 5 (1 - zlý, 5- dobrý)

A

1

2

3

4

5

B

1

2

3

4

5

C

1

2

3

4

5

D

1

2

3

4

5